réglement salle des fêtes

REGLEMENT DE MISE à DISPOSITION DE LA SALLE DES ASSOCIATIONS

1°- CONDITIONS GENERALES D’UTILISATION :

Art. 1 : La Commune de SAINT MAIGNER est propriétaire de la Salle des associations, elle prend en charge les impositions et assurances affectant le bâtiment.
Art. 2 : Le fait pour les utilisateurs d’avoir demandé et obtenu l’autorisation d’utiliser la Salle des associations, constitue pour ceux-ci un engagement formel de prendre connaissance du présent règlement et d’en respecter les prescriptions.
Art. 3 : Descriptif des différentes possibilités d’utilisation :
1) Salle des associations seule
2) Salle des associations + salle de préparation des repas + vaisselle Capacité maximum : 185 personnes.
3) salle du bar
Art. 4 : Conditions de réservation : La demande de réservation est à adresser par écrit à la Mairie de SAINT MAIGNER.
Pour les Associations de la Commune, les options du calendrier pour l’année suivante, se feront à la mi-novembre, lors d’une réunion de concertation entre la Collectivité et les Associations.
Art. 5 : La capacité de la Salle est déterminée par la Commission de Sécurité (Procès-verbal du 03/11/2009) soit un effectif de 185 personnes.

2 – PARTICIPATIONS FINANCIERES :
Art. 6 : Les redevances pour mises à disposition sont fixées par délibération du Conseil Municipal. Les consommations d’électricité seront à régler en sus après relevé, avant et après, l’utilisation.
A la réservation, un acompte de 30 % de la location sera versé à la Commune de SAINT MAIGNER. En cas de dédit, cet acompte restera acquis à la Commune.
Tout utilisateur versera une caution de 200 euros à la réservation (garantie pour dégradations et, ou, non respect du présent règlement). Lorsqu’il y aura dédit par une Association dont la location est gratuite, un forfait de 45 euros sera facturé si l’association se dédit dans les 48 h avant la manifestation..
Art. 7 : Nettoyage : Lorsque l’utilisateur aura rendu la vaisselle, les locaux (salles, cuisine, sanitaires) ou tout autre matériel sale, une participation de 80 euros sera demandée pour les heures de nettoyage nécessaires.
Art. 8 : Dégradation : Les utilisateurs, dont un responsable adulte nommément désigné, seront financièrement responsables de toutes dégradations des locaux, du matériel et de toute disparition dudit matériel.
L’état des lieux initial, en présence d’un représentant de la Commune, devra être précis. Le locataire en particulier, signalera toute anomalie relative à l’état de propreté de la vaisselle et des locaux.
A la fin de la manifestation, un état des lieux final sera dressé dans les mêmes conditions par le responsable communal et l’utilisateur.
3 – ASSURANCES – SECURITE – SURVEILLANCE

Art. 9 : L’utilisateur sera responsable financièrement de tout dommage causé à l’immobilier, au mobilier, aux installations intérieures et extérieures, hors risque d’incendie, la clause de renonciation à recours contre les occupants, ayant été souscrites par la Commune.
L’utilisateur devra avoir souscrit un contrat d’assurance « responsabilité civile ».
La Commune décline toute responsabilité en cas de vol ou substitutions d’effets.
De même la Commune de SAINT MAIGNER ne peut être tenue pour responsable en cas de détérioration ou de vol de matériel appartenant à l’utilisateur, même si elle en a expressément autorisé le dépôt dans la salle.
Art. 10 : L’heure de fermeture pour les bals et autres manifestations recevant du public est fixée par l’arrêté préfectoral. Cette fermeture est retardée d’une heure les nuits des vendredis aux samedis, samedis aux dimanches, les jours de fête et veilles de fête.
Toutefois le Maire a la faculté d’accorder aux organisateurs, sur leur demande, une dérogation leur permettant de prolonger l’ouverture jusqu’à 4 heures du matin au maximum. Cette demande devra être présentée au moins 10 jours à l’avance.
Afin d’éviter que la salle des fêtes soit à l’origine de troubles pour les maisons environnantes, il est demandé aux utilisateurs de limiter la pression acoustique musicale à partir de 22 Heures.
Art. 11 : Les utilisateurs doivent impérativement veiller à ce que les entrées et issues de secours soient dégagées de tout obstacle (véhicule, matériel, engin) et que leur accès soit possible à tout moment par les services de secours, d’ordre et de sécurité.
4 – DISPOSITIONS PARTICULIERES :

Art. 12 : Pour toute manifestation ou spectacle, il appartient aux organisateurs de se mettre en règle par les services fiscaux, la SACEM, l’URSSAF et les services d’hygiène. La Commune ne peut être tenue responsable concernant toute omission dans ces domaines précis.
La Commune de SAINT MAIGNER se réserve le droit de refuser l’autorisation sollicitée ou d’annuler l’autorisation accordée en cas de nécessité absolue, de circonstances liées au fonctionnement des instances municipales, si l’objet de la manifestation n’est pas conforme aux prescriptions du présent règlement ou pour des motifs d’ordre public. Aucun dédommagement ne peut être demandé.
Il est strictement interdit d’introduire des animaux, bicyclettes ou autres véhicules dans la salle, sauf s’ils sont introduits au titre d’accessoires.
Tous jeux de balles, ballons et toute manifestation sportive sont interdits.
Il est interdit aux utilisateurs :
- de fumer lors des spectacles et des manifestations
- de procéder à des installations de sonorisation ou autres sans accord préalable du Maire
- de faire usage de feux de Bengale ou artifice, pétards…..
- d’une façon générale, de se livrer à des jeux ou des actes pouvant porter atteinte à la sécurité et à la tranquillité tant des utilisateurs que du public.
Il est demandé au locataire :
- de ne rien fixer au mur avec des adhésifs non autorisés, clous ou punaises et de ne pas détériorer les plaques du plafond avec des projectiles (bouchon de champagne)
- d’enlever les fixations après usage
Art 13 : Les bals organisés par les associations extérieures sont interdits
Art. 14 : La Commune de SAINT MAIGNER se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu’elle le jugera nécessaire.

Art. 15 : Monsieur le Maire et les représentants communaux sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l’application du présent règlement. Un comité de suivi assure la gestion générale de la Salle des associations. Les clés des salles seront remises la veille ou le jour même de la manifestation selon le planning d’utilisation des salles. Les clés seront rendues le lendemain dans la journée (heure à convenir avec le représentant de la municipalité après état des lieux en présence du locataire et d’un membre désigné par la commune. Au moment de l’état des lieux, si la salle n’est pas correctement nettoyée, les heures de nettoyage supplémentaire seront facturées au locataire. En l’absence du locataire à la date convenue, l’état des lieux est réputé avoir un caractère contradictoire.
Art 16 – BUVETTE
Toute ouverture de buvette, à l’occasion d’une manifestation dans un local communal devra faire l’objet d’une demande annexe et spécifique au maire de la commune. L’ouverture de la buvette nécessite l’accord préalable du maire. Le locataire devra veiller à sa fermeture à l’heure indiquée sous peine de poursuites judiciaires ou pénales. Le locataire est seul responsable du respect de la législation applicable aux débits de boissons temporaires.
Art 17 – DIVERS
Le locataire qui contreviendrait aux dispositions du présent règlement (défaut d’assurance, non respect des règles de sécurité etc…) serait exclu de l’utilisation des salles et verserait à la commune une indemnité au moins égale au montant de la location à titre de réparation du préjudice subi. Le locataire devra laisser dans tous les cas l’accès et la libre circulation du local communal aux personnes chargées du bon fonctionnement des installations.
Art 18 - DETECTEUR INCENDIE TRES IMPORTANT
Afin d’assurer une évacuation rapide en cas de besoin, Une nouvelle détection incendie est en fonctionnement à la salle des fêtes depuis le 15 décembre 2004.Certaines salles sont équipées de détecteur incendie qui déclenche l’alarme en cas de fumée. D’autres possèdent des boîtiers rouges bris de glace à enclencher en cas d’incendie.
Il est rappelé qu’il est interdit de fumer dans les lieux publics.
En cas de déclenchement de l’alarme incendie, appelez les pompiers au 18 ou au 112 (d’un portable) et évacuez les salles. Simultanément, vous devez appeler l’un des numéros suivants:
Monsieur le Maire : 04 73 85 48 96 ou 06 26 53 42 90
Mme. Jacqueline LAMBERT (1er Adjoint) : 04 73 85 66 91
M. Claude GUILLOT (Conseiller) : 04 73 85 63 38

Toute fausse alerte, appui par erreur sur un bris de glace ou déclenchement de la détection incendie par la fumée de cigarette, pourra être sanctionnée financièrement. Ne pas toucher la centrale de détection incendie. Merci.
Le locataire déclare avoir pris connaissance du règlement et déclare l’accepter.
Dans l’exécution du présent contrat, seule est engagée la responsabilité de l’organisateur. En cas de préjudice, la responsabilité civile de celui-ci pourra être recherchée.
Fait à SAINT MAIGNER, en double exemplaires dont un exemplaire pour chacune des parties,
le :
Le maire L’organisateur
(Je certifie organiser cette réception pour mon propre usage)




CONSIGNES D'UTILISATION DES LOCAUX
Avant de quitter les locaux, s'assurer de la remise en ordre du mobilier et du matériel mis à disposition.
GRANDE SALLE
- Tables et chaises nettoyées.
- Chaises empilées dans le local de rangement.
- Tables nettoyées, epliées et empilées sur les chariots dans le local de rangement.
- Balayage de la totalité de la Salle et lavage du sol.
ACCUEIL - BAR
- Meuble bar nettoyé.
- Poubelles vidées.
- Balayage et lavage des sols.

CUISINE
- Balayage des sols et lavage à l'aide d'un produit détergent d'usage courant.
- Dégraissage et nettoyage des inox, fours, hottes, bacs, réchauds, tables, à l'éponge à l'aide d'un produit détergent non abrasif.
- Mise hors tension des réfrigérateurs, , four, hotte et nettoyage à l'eau vinaigrée des réfrigérateurs et congélateurs préalablement vidés.
- Rinçage du lave-vaisselle complètement vidé.
- Sacs poubelles déposés dans le container extérieur
SANITAIRES
- Appareils sanitaires nettoyés à l'aide de produits non abrasifs.
- Sols balayés et lavés à l'aide d'un produit détergent d'usage courant.
- Poubelles vidées.